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如何用文件夹体现自己的办公素养
- 2018-08-27 -

     办公室工作人员时常需要将各类文件进行归类整理,分出轻重缓急后再呈送领导。如何从细微处体现工作水准呢?我们可以在文件夹内侧贴上红、蓝、黄、白四种颜色纸条标识,根据文件涉密属性,又将每种颜色的文件夹分为涉密文件夹和普通文件夹:

     红色较鲜艳,红色文件夹为急件阅批夹,内装需要马上办理的紧急文件;

     蓝色较宁静,蓝色文件夹为办件呈批夹,内装不需要立即处理的平常文件;

     黄色较明亮,黄色文件夹为文件文稿呈批夹,内装需要签发的送审件;

     白色较清雅,白色文件夹为文件呈阅夹,内装没有时限要求甚至不需要领导作出签批意见的文件。


     将文件夹分别装入不同颜色的文件夹后,如何呈送给领导,同样也需要一点技巧。我们按照先急后平,先重后轻和红-蓝-黄-白的顺序对文件进行摆放。先急后平,就是始终将红色文件夹放在所有文件夹的前面。先重后轻,就是把同类颜色文件夹中相对重要的文件夹放在前面。红-蓝-红-白,就是在先急后平,先重后轻的排序基础上,依次再对各种颜色的文件夹进行排序。便与领导在没有批阅文件前就可以从文件夹颜色、摆放顺序上,对文件紧急程度和数量有所了解。

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